Digitale Bons und Kassenpflicht ab 2028: Verbände fordern Nachbesserungen
Ab 2028 sollen Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz grundsätzlich elektronische Kassensysteme nutzen. Zugleich soll der Papierbon durch einen verpflichtenden digitalen Beleg ersetzt werden. Verbände sehen vor allem bei Kosten, Ausnahmen und Übergangsfristen Nachbesserungsbedarf.
Mit einem neuen Gesetz will das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Regeln für Kassensysteme neu ordnen. Der Referentenentwurf sieht ab 2028 eine Registrierkassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz vor. Zugleich soll die papierhafte Belegausgabepflicht durch eine verpflichtende elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden. Ziel ist es, Manipulationen und die Nichterfassung von Umsätzen zu erschweren.
Damit greift das BMF zwei Vorhaben aus dem Koalitionsvertrag auf. Während die Kassenpflicht wie angekündigt kommen soll, fällt die Bonpflicht allerdings nicht vollständig weg: Der Papierbon wird grundsätzlich durch einen digitalen Beleg ersetzt. Genau daran entzündet sich Kritik von Wirtschaftsverbänden.
Kassenpflicht ab 100.000 Euro Umsatz
Künftig sollen Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte sowie Freiberufler mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen müssen. Dieses muss unter anderem mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein und die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllen.
Erfasst werden neben Bargeschäften grundsätzlich auch Zahlungen per Debit- oder Kreditkarte. Überweisungen und Lastschriften, die direkt über ein Konto laufen, sind ausgenommen. Eine bestimmte Kassenform schreibt das BMF nicht vor.
Wer die Umsatzgrenze bereits 2027 überschreitet, soll ab 1. Januar 2028 kassenpflichtig werden. Bei einer erstmaligen Überschreitung ab 2028 greift die Pflicht grundsätzlich zum 1. April des Folgejahres. Sie endet erst, wenn der Umsatz drei Jahre in Folge höchstens 100.000 Euro beträgt.
Ausnahmen für besondere Geschäftsmodelle
Der Entwurf sieht Härtefallregelungen vor und erlaubt dem BMF, weitere Ausnahmen per Rechtsverordnung festzulegen. Ein begleitender Diskussionsentwurf nennt unter anderem mobile oder temporäre Verkaufsstellen. Deren Einnahmen könnten von der unmittelbaren Kassenpflicht ausgenommen werden, müssten jedoch täglich elektronisch nacherfasst werden.
Für den Sportfachhandel könnte dies etwa bei Verkaufsständen auf Veranstaltungen oder Messen relevant sein. Die konkrete Ausgestaltung steht allerdings noch nicht fest.
Digitaler Beleg wird zum Regelfall
Ab 1. Januar 2028 soll grundsätzlich ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden. Möglich wären etwa QR-Code, Download-Link, E-Mail oder Kundenkonto. Kunden müssen den digitalen Bon nicht annehmen.
Papier verschwindet dennoch nicht vollständig: Der Anspruch auf eine papierhafte Quittung soll bestehen bleiben. Auf Wunsch muss daher weiterhin ein Papierbeleg ausgegeben werden.
Genau hier liegt ein wesentlicher Kritikpunkt der Verbände. Während das BMF von der Abschaffung der papierhaften Belegausgabepflicht spricht, war im Koalitionsvertrag von der Abschaffung der Bonpflicht die Rede. Aus Sicht mehrerer Verbände bleibt diese mit dem verpflichtenden digitalen Beleg faktisch bestehen.
Kostenrechnung des Ministeriums umstritten
Das BMF kalkuliert für die Wirtschaft mit einmaligen Kosten von rund 98,7 Millionen Euro, langfristig jedoch mit einer jährlichen Entlastung von knapp 88,9 Millionen Euro. Hauptgrund sind angenommene Einsparungen durch digitale statt gedruckter Bons.
Für die Kassenpflicht selbst veranschlagt das Ministerium rund 63,7 Millionen Euro einmalige Anschaffungskosten und gut 30,3 Millionen Euro zusätzlichen jährlichen Aufwand. Rund 114.800 neue Kassen könnten erforderlich werden. Hinzu kommen unter anderem Kosten für TSE, Wartung und Support.
Demgegenüber rechnet das BMF allein durch digitale Belege mit einer jährlichen Entlastung von rund 130 Millionen Euro. Für einzelne Betriebe kann die Belastung allerdings deutlich anders ausfallen – insbesondere bei älteren Kassensystemen oder bislang genutzten offenen Ladenkassen.
Verstöße sollen sanktioniert werden
Wer trotz bestehender Pflicht kein vorgeschriebenes Kassensystem nutzt, soll mit bis zu 25.000 Euro Bußgeld belegt werden können. Verstöße gegen die Belegbereitstellungspflicht können mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Manipulationssoftware für Kassensysteme soll künftig sogar als Steuerstraftat verfolgt werden können.
Zudem sollen Kassen-Nachschauen flexibler werden. Bei mobilen Händlern oder wechselnden Verkaufsorten könnte künftig auch das jeweils örtlich zuständige Finanzamt kontrollieren. Als Beispiele nennt das BMF unter anderem Messen, Weihnachtsmärkte und Kirmesveranstaltungen.
Hde sieht Versprechen zur Bonpflicht nicht eingelöst
Besonders deutlich fällt die Kritik des Handelsverbands Deutschland (Hde) aus. Der Verband wertet die verpflichtende digitale Belegbereitstellung als Abkehr von der im Koalitionsvertrag angekündigten Abschaffung der Bonpflicht.
"Im Koalitionsvertrag wurde die Abschaffung der Bonpflicht vereinbart. Die Einzelhändler erwarten daher zu Recht, dass dieses Versprechen auch umgesetzt wird".
Werde lediglich der Papierbeleg durch einen verpflichtenden digitalen Beleg ersetzt, bleibe die Belegpflicht faktisch erhalten.
Der Hde warnt zudem vor Investitionskosten. Moderne Kassensysteme verfügten teilweise bereits über die Voraussetzungen für digitale Belege. Bei älteren Systemen könne dagegen eine Nachrüstung oder sogar ein Austausch erforderlich werden. "Ist das nicht der Fall, reicht eine Nachrüstung möglicherweise nicht aus. Dann könnte die Anschaffung eines neuen Kassensystems erforderlich werden – unabhängig davon, ob die bestehende Kasse noch voll funktionsfähig ist", sagt Brügelmann.
Von vorschnellen Investitionen rät der Verband dennoch ab. Nach Hde-Angaben wird die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung Kassen (DSFinV-K) derzeit auf Version 3.0 weiterentwickelt. Der Verband fordert deshalb, die Kassenpflicht zeitlich mit der technischen Weiterentwicklung und deren Implementierung durch die Kassenanbieter zu synchronisieren. Andernfalls könnten zusätzliche Updates notwendig werden.
Offene Fragen sieht der Hde außerdem bei Waagen-Kassen-Systemen. Für bestimmte preisrechnende Waagen bestehen europarechtliche Vorgaben zur Ausgabe von Angaben auf Bon oder Etikett. Wie diese Regelungen mit einer umfassenden Digitalisierung der Belege zusammenwirken, müsse nach Auffassung des Verbandes vor Einführung neuer Pflichten geklärt werden.
Dehoga fordert Klarheit bei Ausnahmen und Fristen
Differenzierter bewertet der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband (Dehoga) den Entwurf. Der Verband bekennt sich ausdrücklich zur Steuerehrlichkeit und bewertet den schrittweisen Wegfall der papierhaften Belegausgabe positiv. Entscheidend sei jedoch die konkrete Umsetzung.
"Positiv ist, dass nun zumindest die papierhafte Belegausgabepflicht schrittweise abgeschafft werden soll."
"Entscheidend wird sein, die digitale Bonpflicht rechtssicher und praxistauglich auszugestalten – insbesondere, wenn Betriebe auf Wunsch weiterhin Papierbelege aushändigen müssen", sagt Dehoga-Hauptgeschäftsführerin Jana Schimke.
Aus Sicht des Dehoga sind insbesondere die Umsatzgrenze, mögliche Ausnahmen sowie ausreichende Übergangsfristen noch klärungsbedürftig.
Foto: Zdh | Henning Schacht
Handwerk hält Kostenannahmen für zu niedrig
Auch der Zentralverband des Deutschen Handwerks (Zdh) setzt bei den finanziellen Folgen ein Fragezeichen. Nach Einschätzung des Verbands könnten die tatsächlichen Belastungen insbesondere für kleinere Betriebe in Gastronomie, Friseurhandwerk oder Einzelhandel deutlich höher ausfallen als vom Ministerium angenommen.
Der Zdh will sich deshalb dafür einsetzen, betroffene Unternehmen bei notwendigen Investitionen zu unterstützen. Als mögliches Instrument nennt der Verband gesonderte Abschreibungsregelungen.
Ähnlich argumentiert das Bäckerhandwerk. Friedemann Berg, Hauptgeschäftsführer des Zentralverbands des Deutschen Bäckerhandwerks, begrüßt zwar das Ende der automatischen Papierausgabe. "Gleichzeitig bedauern wir jedoch, dass der elektronische Beleg in Zukunft verpflichtend sein soll, was für viele, insbesondere kleinere Betriebe mit älteren Kassensystemen, eine Herausforderung sein kann", sagt Berg.
Die technische Umsetzung wird zum entscheidenden Punkt
Damit konzentriert sich die Debatte weniger auf die grundsätzliche Digitalisierung von Kassensystemen als auf deren konkrete Ausgestaltung. Strittig sind vor allem die verpflichtende digitale Belegbereitstellung, die realen Umrüstungskosten bestehender Kassensysteme, Ausnahmen für besondere Geschäftsmodelle und die Länge der Übergangsfristen.
Für den Sportfachhandel dürfte entscheidend sein, welche Kassentechnik bereits eingesetzt wird und ob neben dem stationären Geschäft auch mobile oder temporäre Verkaufsstellen betrieben werden. Ebenso wichtig wird sein, dass technische Standards und gesetzliche Fristen rechtzeitig feststehen. Der Referentenentwurf und die parallel diskutierte Ausnahmeverordnung liefern dafür einen ersten Rahmen. Die konkrete Belastung der Unternehmen wird sich jedoch erst mit der endgültigen Ausgestaltung beurteilen lassen.